Wiele materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które nieprosto analizować bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Dotyczy to w głównej mierze rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy różnego rodzaju zapisów ustnych. Samo nagranie daje możliwość odtworzyć przebieg wydarzeń, natomiast przy dłuższych materiałach wyszukiwanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.

Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W współzależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać szczegółowy sposób wypowiedzi lub zostać delikatnie uporządkowany pod względem czytelności.

Podczas pracy z nagraniami na prawdę często pojawiają się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie właściwie każde nagranie jest łatwe do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących równocześnie albo dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce ważne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można dobitnie rozpoznać (więcej informacji: transkrypcja do sądu cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na bazie własnych przypuszczeń może prowadzić do przemian w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego rodzaju wykorzystuje się odpowiednie oznaczenia albo pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.

Szczególne wymagania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne zademonstrowanie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników oraz zachować ich kolejność. W tak zaistniałej okoliczności ważne mogą być nie tylko i wyłącznie same słowa, niemniej jednak również wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są trudne do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia uwagi na najmniejsze elementy, ponieważ wręcz niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą posiadać znaczenie przy późniejszej analizie materiału.

Stenogramy znajdują przeznaczenie w wielu obszarach, w których niezbędny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na podstawie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń lub innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu zależy od jego przeznaczenia oraz oczekiwań dotyczących szczegółowości. Zupełnie inaczej opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a całkiem inaczej materiał, w którym ważna jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Finalny kształt takiego zapisu wynika przede wszystkim z działu nagrania, jego jakości a także celu, dla którego jest przygotowywany.

Zobacz więcej: transkrypcja nagrań.