W pracy z materiałami dźwiękowymi znaczenie ma nie tylko to, co zostało powiedziane, niemniej jednak też sposób uporządkowania wypowiedzi. Nagranie rozmowy, wywiadu, posiedzenia czy spotkania może trwać kilkadziesiąt minut, a późniejsze odnalezienie dokładnie sprecyzowanej informacji bez zapisu bywa czasochłonne. W tak zaistniałych okolicznościach stosowana jest transkrypcja nagrań, czyli przeniesienie treści mówionej do formy tekstowej.
Samo przepisanie słów nie zawsze jednakże wystarcza. Przy mniej wyraźnych nagraniach pojawiają się przerwy, nakładające się głosy, urwane zdania lub fragmenty, których nie da się dobitnie usłyszeć. W praktyce powinno się wówczas rozstrzygnąć, czy zachować dosłowny charakter wypowiedzi, czy przygotować zapis bardziej uporządkowany. Każda z tych form służy nieco innemu celowi, dlatego sposób opracowania materiału warto ustalić przed rozpoczęciem pracy.
Szczególnego podejścia wymaga materiał, który ma być zastosowany w postępowaniu prawnym. Transkrypcja do sądu powinna możliwie wnikliwie odzwierciedlać zawartość nagrania, bez dopisywania znaczeń, poprawiania wypowiedzi czy zmieniania ich sensu. Istotne mogą być nie tylko i wyłącznie całe zdania, lecz również momenty zawahania, przerwy, zmiana osoby mówiącej albo fragmenty, w których wypowiedź jest niezrozumiała (polecamy:transkrypcje cennik). Przy dłuższych materiałach istotne staje się również oznaczanie czasu nagrania, ponieważ ułatwia ono odnalezienie konkretnego fragmentu w pliku źródłowym. Jeśli na nagraniu mówi kilka osób, konieczne jest rozróżnienie ich wypowiedzi w sposób czytelny i konsekwentny. Problem pojawia się w szczególności wówczas, gdy rozmówcy mówią jednocześnie. W takiej okoliczności zapis powinien jasno sygnalizować ograniczenie wynikające z jakości materiału, zamiast uzupełniać brakujące słowa na podstawie domysłów.
Określenie stenogram jest na prawdę bardzo często używane zamiennie z transkrypcją, choć w zależności od użycia może oznaczać nieco inny sposób zapisu. Stenogram kojarzy się głównie z możliwie wiernym odtworzeniem przebiegu wypowiedzi, dlatego przy jego przygotowaniu liczy się kolejność słów i zachowanie informacji występujących w nagraniu. Nie znaczy to jednakże, że właściwie każdy zapis powinien wyglądać tożsamo. Przeciwnie opracowuje się rozmowę, w której ważna jest naturalna metoda wypowiedzi, a zupełnie inaczej materiał przeznaczony do analizy dokumentacyjnej. Przy zapisie dosłownym pozostawia się między innymi powtórzenia, charakterystyczne przerwania zdań czy potoczne sformułowania, jednak w wersji redagowanej można ograniczyć elementy utrudniające czytanie. Decyzja dotycząca formy ma w późniejszym czasie wpływ na sposób interpretowania dokumentu, dlatego nie powinna być podejmowana tylko pod kątem wyglądu gotowego tekstu.
Na dokładność zapisu wpływa przede wszystkim jakość materiału wejściowego. Nagranie wykonane w spokojnym pomieszczeniu zwykle umożliwia łatwiej rozpoznać poszczególne głosy niż plik zarejestrowany w miejscu, w którym występuje hałas, echo albo wiele ludzi rozmawia równocześnie. Znaczenie moraz sposób nagrania, rodzaj mikrofonu i odległość rozmówców od urządzenia. Przy bardzo słabej jakości dźwięku niektórych fragmentów nie da się odtworzyć z pełną pewnością i trzeba to wyraźnie podkreślić w tekście. Równie na prawdę ważna jest weryfikacja nazw własnych, dat, liczb oraz terminów pojawiających się w wypowiedziach, ponieważ pojedyncza pomyłka w takim miejscu może zmienić znaczenie całego fragmentu. Transkrypcja jest zatem nie tylko i wyłącznie czynnością polegającą na wpisywaniu usłyszanych słów. Wymaga uważnego odsłuchiwania, rozpoznawania kontekstu i jednoczesnego respektowania granicy między tym, co w rzeczywistości wynika z nagrania, a tym, co można tylko przypuszczać.
Warto zobaczyć: stenogram.
