Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur wpływa na sposób organizacji pracy w działach, które do tej pory korzystały z kilku niezależnych programów. Dokument sprzedażowy może powstać w jednym miejscu, dane kontrahenta mogą być pobierane z innej bazy, a informacje potrzebne księgowości znajdować się jeszcze gdzie indziej. W takich warunkach integracja KSeF tyczy się nie tylko przesyłania dokumentów, lecz również ustalenia, jak dane mają przepływać w gronie poszczególnymi etapami.
Z praktycznego punktu widzenia ważne jest rozdzielenie procesu wystawienia faktury od procesu jej przekazania do KSeF. Błąd w danych handlowych może pojawić się jeszcze przed wysyłką, a problem techniczny może wystąpić już w trakcie komunikacji z systemem. Oba przypadki wymagają innego działania. Dlatego przy projektowaniu obiegu warto z dużą dokładnością określić moment, w którym dokument uznaje się za gotowy do przekazania, oraz sposób postępowania, gdy przesłanie nie zakończy się prawidłowo.
Istotną rolę odgrywa też przygotowanie danych wykorzystywanych przy tworzeniu faktur. W codziennej pracy zdarzają się zmiany nazw kontrahentów, adresów, numerów identyfikacyjnych, stawek czy sposobu rozliczenia. Jeżeli już informacje pochodzą z kilku źródeł, mogą pojawić się między nimi rozbieżności. Integracja z KSeF nie usuwa takich problemów, ponieważ system może tylko przekazać dane, które zostały przedtem przygotowane w używanym oprogramowaniu. Z tego powodu przed uruchomieniem wymiany informacji warto sprawdzić, czy poszczególne systemy korzystają z tych samych danych i czy pola wymagane do wystawienia dokumentu są prawidłowo uzupełniane. W praktyce właśnie na tym etapie wychodzą na jaw różnice, których uprzednio nie było widać, zwłaszcza gdy jeden dział stosuje inne oznaczenia niż drugi. W pewnych przypadkach konieczna jest zmiana sposobu zapisywania danych, a w pewnych sytuacjach wystarczy uwarunkowanie, które źródło informacji ma posiadać pierwszeństwo.
Przy większej liczbie dokumentów znaczenie zyskuje też kontrola statusów. Faktura może znajdować się w systemie jako przygotowana, oczekująca na wysyłkę, przekazana do KSeF lub wymagająca ponownego działania. Sam komunikat o błędzie nie za każdym razem wystarcza, ponieważ osoba odpowiedzialna za dokument musi jeszcze wiedzieć, co poprawnie powinno wydarzyć się dalej. W dobrze opisanym procesie określa się więc nie tylko i wyłącznie sposób przesyłania faktur, ale również reakcję na poszczególne zdarzenia. Ma to szczególne znaczenie przy korektach, ponownej wysyłce czy czasowej niedostępności któregoś z używanych narzędzi. Automatyczne ponowienie operacji może być uzasadnione w jednym przypadku, jednak przy błędnych danych może tylko powtarzać tę samą nieudaną czynność. Z tego względu mechanizmy automatyczne powinny być związane z informacją, która pozwala rozróżnić błąd wymagający poprawy od problemu, który może ustąpić bez zmiany danych.
Ważnym elementem pozostaje również możliwość odtworzenia historii dokumentu. W przypadku pytań dotyczących dokładnie sprecyzowanej faktury trzeba móc ustalić, kiedy została przygotowana, jakie dane przekazano, kiedy podjęto próbę wysyłki i jaki był wynik tej operacji. Przy ręcznym obiegu takie informacje na prawdę bardzo często znajdują się w wiadomościach, notatkach albo pamięci pracowników, natomiast przy wymianie automatycznej powinny wynikać z działania systemów. Integracja KSeF może zatem zmienić nie tylko sposób przesyłania dokumentów, niemniej jednak również sposób ich późniejszego sprawdzania. Znaczenie mają prócz tego uprawnienia poszczególnych osób, zakres dostępnych informacji a także sposobność utworzenia czynności ręcznie, gdy standardowy proces nie może zostać zastosowany. Takie sytuacje są częścią normalnej obsługi systemów i warto przewidzieć je jeszcze na etapie ustalania zasad pracy, zamiast dopiero wówczas szukać rozwiązania dla oryginalnego przypadku.
Więcej: API KSeF.
