Nagrania dźwiękowe i materiały wideo są dziś wykorzystywane w znaczącej liczbie przypadków, w których późniejsze odtworzenie całego materiału może być niewygodne albo czasochłonne. W takich przypadkach znaczenie ma wierne przeniesienie wypowiedzi do postaci tekstowej. Transkrypcja nagrań może obejmować rozmowy, wywiady, posiedzenia, spotkania, wykłady czy materiały zarejestrowane w trakcie pracy.
Samo przepisanie słów nie zawsze jest natomiast prostym celem. Znaczenie mają jakość dźwięku, liczba osób mówiących, sposób wypowiadania się a także obecność szumów i przerw. Przy nagraniu kilku rozmówców trzebprzy tym rozpoznać, kto zabiera głos. O ile materiał jest niewyraźny, próba odgadnięcia brakującego fragmentu może prowadzić do zmiany sensu wypowiedzi, dlatego w praktyce całkiem dobrze zaznaczyć miejsce skomplikowane do ustalenia niż uzupełniać treść na bazie przypuszczeń.
Innego podejścia wymaga dokument przeznaczony do zastosowania w postępowaniu. Transkrypcja do sądu powinna przede wszystkim możliwie starannie odzwierciedlać treść źródłowego nagrania, ponieważ dosłownie na pozór drobne różnice mogą mieć znaczenie przy ocenie materiału (zobacz także: transkrypcja do sądu cennik). Istotne mogą być nie tylko same słowa, lecz również kolejność wypowiedzi, przerwania, powtórzenia czy momenty, w których uczestnicy mówią równocześnie. W zależności od celu dokumentu wykorzystuje się różny poziom szczegółowości. Zdarza się, że potrzebny jest zapis wypowiedzi wraz z oznaczeniami czasu, a innym razem treść uporządkowany w taki sposób, ażeby łatwiej było odnaleźć określony fragment nagrania. Nie trzeba przy tym poprawiać wypowiedzi jedynie po to, aby brzmiała bardziej literacko. Język mówiony na prawdę często zawiera niedokończone zdania, powtórzenia i potoczne określenia, które mogą zostać utracone podczas nadmiernej redakcji.
W przypadku dłuższych materiałów na prawdę bardzo często pojawia się pojęcie stenogram, choćby w praktyce zakres tego określenia bywa różnie rozumiany. Stenogram może być szczegółowym zapisem przebiegu rozmowy lub wydarzenia, z uwzględnieniem kolejności wypowiedzi poszczególnych osób. Przy pracy z takim materiałem bardzo ważna staje się konsekwencja w oznaczaniu rozmówców oraz zachowanie jednolitego sposobu zapisu przez cały dokument. Problem pojawia się szczególnie wówczas, gdy kilka osób wypowiada się równocześnie, ktoś mówi bardzo cicho albo nagranie zawiera fragmenty o słabej jakości. Wtedy nie wystarczy mechaniczne rozpoznawanie mowy. Niezbędne jest porównywanie skomplikowanych fragmentów z wcześniejszym i późniejszym kontekstem, a czasami również wielokrotne odsłuchiwanie tego samego miejsca. Nie oznacza to jednak, że niejasny fragment należy samodzielnie interpretować. Misją osoby sporządzającej zapis jest możliwie wierne przedstawienie materiału, a nie zmienianie jego treści.
Na dokładność zapisu wpływa również sposób przygotowania samego nagrania. Wyraźny dźwięk, niewielka liczba zakłóceń i możliwie czytelny podział głosów ułatwiają późniejszą pracę. Przy materiałach użytych do celów formalnych warto zachować oryginalny plik, ponieważ tekst jest zapisem pochodnym i w razie potrzeby powinien dać się odnieść do źródła. Pomocne bywają oznaczenia czasu, dzięki którym konkretną wypowiedź można szybko porównać z właściwym miejscem nagrania. Znaczenie ma także metoda dokumentu: zbyt duża ingerencja redakcyjna może oddalić zapis od rzeczywistego przebiegu rozmowy, jednakże całkowity brak uporządkowania utrudnia użytkowanie z tekstu. Dlatego przy transkrypcji należy za każdym razem uwzględnić rodzaj materiału, jego zastosowanie a także ograniczenia wynikające z jakości źródła.
Więcej informacji na stronie: stenogram.
