Przygotowanie dokumentacji dla budynku wymaga spojrzenia na instalacje z punktu widzenia ich późniejszego użytkowania, a nie tylko i wyłącznie samego etapu montażu. W praktyce pierwsze problemy na prawdę bardzo często wynikają z na pozór drobnych decyzji podjętych na początku. Niewłaściwie dobrana lokalizacja punktu zasilania, brak miejsca na dodatkowe urządzenie lub zbyt ciasno zaplanowana trasa przewodów mogą ujawnić się dopiero wtedy, gdy pomieszczenia są już wykończone.
Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych powinno dlatego uwzględniać nie tylko obecne wyposażenie, niemniej jednak też sposób korzystania z obiektu. Przeciwnie planuje się układ dla przestrzeni, w której znacząca większość urządzeń znajduje się w jednym miejscu, a zupełnie inaczej dla budynku z wieloma stanowiskami pracy, urządzeniami technicznymi czy rozproszonymi punktami komunikacji. Znaczenie ma także przewidywana intensywność użytkowania poszczególnych wnętrz, ponieważ wpływa ona na liczbę potrzebnych punktów a także sposób podziału instalacji.
Ważną częścią prac jest określenie, gdzie będą znajdowały się elementy wymagające okresowego dostępu. Rozdzielnice, szafy teletechniczne, urządzenia sterujące czy miejsca zakończenia przewodów nie powinny być traktowane jako przypadkowe dodatki do projektu. Ich położenie wpływa w przyszłości na możliwość wykonania pomiarów, przeróbek, napraw i rozbudowy. Z doświadczenia wykonawczego wynika, że dostępność jest często niedoceniana, w szczególności gdy w trakcie projektowania pomieszczenie wygląda jeszcze na w pełni puste. Po zamontowaniu drzwi, zabudowy, urządzeń lub wyposażenia sytuacja może wyglądać inaczej. Powinno się też brać pod uwagę przestrzeń potrzebną do prowadzenia i uporządkowania przewodów. Samo znalezienie miejsca na szafę czy rozdzielnicę nie wystarcza, o ile w przyszłości zabraknie miejsca na wygodne doprowadzenie kolejnych kabli. Przy większej liczbie instalacji takie ograniczenia bardzo szybko stają się widoczne.
Część teletechniczna wymagco więcej uwzględnienia sposobu przepływu informacji pomiędzy urządzeniami. W współzależności od przeznaczenia obiektu mogą pojawić się przewody sieciowe, systemy monitoringu, sprawdzeniu dostępu, sygnalizacji, komunikacji czy automatyki. Każdy z tych systemów może mieć inne oczekiwania, dlatego wspólne potraktowanie wszystkich przewodów jako jednej grupy prowadzi w pewnych przypadkach do problemów w trakcie stworzenia. Ważne jest także oznaczenie kabli i punktów ich zakończenia. Przy niewielkiej instalacji można jeszcze stosunkowo łatwo odtworzyć jej układ, niemniej jednak przy rozbudowanym obiekcie bez stosownej dokumentacji szybko pojawia się trudność z postanowieniem, który przewód odpowiada za konkretne urządzenie. W efekcie nawet prosta modyfikacja może wymagać dodatkowego sprawdzania przebiegu instalacji. Z tego względu dokumentacja powinna przedstawiać stan faktyczny, a nie wyłącznie pierwotne założenia projektowe.
Zmiany wprowadzone w trakcie budowy są dalszym elementem, którego nie warto pomijać. Podczas realizacji mogą pojawić się różnice między projektem a rzeczywistym układem ścian, stropów albo innych instalacji. Czasami zmiana wynika również z decyzji dotyczącej wyposażenia pomieszczenia. Nie każda korekta ma bardzo duże znaczenie dla całego układu, ale każda powinna być oceniona pod kątem jej wpływu na pozostałe elementy. Przesunięcie jednego punktu może oznaczać przemianę długości przewodu, przebiegu trasy lub miejsca jego zakończenia. Przy większej liczbie takich zmian pierwotny rysunek przestaje odpowiadać rzeczywistości. Dlatego projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych należy rozpatrywać jako proces związany też z późniejszym prowadzeniem dokumentacji. Rzeczywisty przebieg tras, zastosowane rozwiązania i wprowadzone modyfikacje mają znaczenie wówczas, gdy po kilku latach potrzebna jest rozbudowa, wymiana urządzenia albo wykonanie kolejnych prac w tej samej przestrzeni.
Dodatkowe informacje: projektant systemu sygnalizacji pożaru.
